Павлодар облысы мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасы мен Павлодар облысының мемлекеттік мұрағаты 2014 жылғы 31 қазанда «Павлодар облысы мемлекеттік мекемелерінің ведомстволық мұрағаттарында мұрағаттық құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуді ұйымдастыру мәселелері» атты семинар-кеңес өткізді. Семинарға облыстық басқармалардың, Павлодар облысы мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасы жүйесіндегі мекемелердің өкілдері шақырылды.

           Семинар 2014 жылғы 23-24 қыркүйекте Астана қаласында өткізілген Халықаралық Мұрағаттар Кеңесі «ЕВРАЗИКА» Еуразиялық өңірлік бөлімшесінің ХV жалпы конференциясы мен «Мұрағаттық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету саласындағы өзекті мәселелер» тақырыбындағы Халықаралық ғылыми-практикалық конференциясының қорытындысы бойынша ұйымдастырылды. Оған Армения, Беларусь, Қазақстан, Қырғызстан, Молдавия, Моңғолия, Ресей, Татарстан және Өзбекстан елдерінің мұрағаттық қызмет басшылары, мұрағатшылары қатысқан болатын.

          Қазақстан Халықаралық мұрағаттар кеңесінің мүшелігіне 1994 жылы алынған болатын. Бұл – халықаралық үкіметтік емес ұйым 60 жылдан астам уақыт бойы әлемнің мұрағат мекемелері мен практик-мамандардың басын қосып келеді. Сонымен қатар бұл ұйым халықаралық БҰҰ, ЮНЕСКО және Еуропа Кеңесі сияқты халықаралық ұйымдармен жоғары деңгейде тығыз қарым-қатынаста жұмыс істеп келеді. Халықаралық мұрағаттар кеңесі құрамына 122 ел кіреді.

         «ЕВРАЗИКА» Еуразиялық өңірлік бөлімшесі ТМД мемлекеттерінің ұлттық мұрағат қызметтері арасындағы байланысты қолдау және дамыту, өңірдің мұрағат мұрасын сақтау және қорғау бойынша бірлескен іс-шараларды өткізу мақсатында 2000 жылы құрылған болатын. ЕВРАЗИКАның жыл сайын өткізіліп тұратын іс-шараларының бірі Жалпы конференция болып саналады, оның шеңберінде ғылыми-практикалық конференция өткізіледі.   

          Семинар шеңберінде құжаттау және құжаттаманы басқаруды, мекемелер мен ұйымдардың ведомстволық мұрағаттарында мұрағаттық құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуді, мұрағаттық құжаттарды сақтау және оларды сақтайтын қоймалардың қауіпсіздігі режимінің оңтайлы жағдайларын жасауды ұйымдастыру мәселелері қаралды.

          Семинарды облыс мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасы басшысының орынбасары Х.Х. Әкімханов ашты.Ол елдің құжаттық тарихының толықтығына себепкер болатын құжаттардың іс жүргізу және ведомстволық сақтау сатысындағы сақталуын қамтамасыз ету проблемаларының өзектілігін атап өтті.

          Облыс мемлекеттік мұрағатының директоры Қ.Ғ. Мақажанова «Мұрағаттық құжаттардың сақталуын қаматамсыз ету саласындағы өзекті мәселелер (Халықаралық Мұрағаттар Кеңесі «ЕВРАЗИКА» Еуразиялық өңірлік бөлімшесінің ХV жалпы конференциясы мен «Халықаралық ғылыми-практикалық конференциясының материалдары бойынша)» атты баяндама жасады. Ол қатысушыларды халықаралық ғылыми-практикалық конференция шеңберінде жасалған баяндамаларда айтылғандар жайлы, құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету жайлы көтерілген ортақ проблемалар, әр түрлі тасығыштардың сақталу, құжаттарды өңдеу мен сақтауда қазіргі заманғы технологияларды пайдалану, аса құнды құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорын жасау мәселелері туралы айтып берді.

          Мекеменің істер номенклатурасын құрастыруға және ресімдеуге қойылатын талаптар туралы облыс меммұрағатының бөлім бастығы А.Ж. Әубәкірова баяндады. Баяндамада мекемелерде құжат айналымын дұрыс ұйымдастыру қажеттілігі баса айтылды. Сонымен бірге мекеменің қызметін құжаттамалық қамтамасыз ету үдерісіндегі істер номенклатурасының рөлі көрсетілді.    

          Облыс меммұрағатының бөлім бастығы Н.А. Кубиктің «Құжаттарды ғылми-техникалық өңдеу және оларды ведомстволық және мемлекеттік сақтауға беру тәртібі» атты баяндамасында қазіргі таңда облыс меммұрағатының толықтыру көздерінің-ұйымдарының көбінде жауыр болған ведомстволық сақтау сатысында құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету проблемасы жайлы сөз қозғалды. Құжаттарға ғылыми-техникалық өңдеу жасау тәртібі, мерзімдері туралы кеңестер берілді. Іс жүргізу сатысында мамандар жіберетін әдеттегі қателіктердің бірқатары көрсетілді, олардан қалай құтылуға болатындығы туралы кеңестер берілді.

           Облыс меммұрағатының маманы Т.Р. Стрелецкая ведомстволық мұрағатта құжаттарды сақтауды ұйымдастыру жайлы, мұрағаттық қоймаларға қойылатын талаптар, температуралық-ылғалдық режимін сақтау қажеттілігі, өрт қауіпсіздігіне қойлатын талаптар және т.б. туралы айтып берді.

           Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар және олардың реквизиттері облыс меммұрағатының маманы К.О. Есімханованың баяндамасында қаралды.