31 октября 2014 года Управлением культуры, архивов и документации Павлодарской области и Государственным архивом Павлодарской области проведен семинар-совещание «Вопросы организации обеспечения сохранности архивных документов в ведомственных архивах государственных учреждений Павлодарской области». На семинар были приглашены представители областных управлений, учреждений системы управления культуры, архивов и документации Павлодарской области.
Семинар организован по итогам прошедшей 23-24 сентября 2014 года в г. Астане XV Общей конференции Евроазиатского регионального отделения «ЕВРАЗИКА» Международного Совета Архивов и Международной научно-практической конференции на тему «Актуальные проблемы в области обеспечения сохранности архивных документов», в которой приняли участие руководители архивных служб, архивисты Армении, Беларуси, Казахстана, Киргизии, Молдовы, Монголии, России, Татарстана и Узбекистана.
Казахстан в 1994 году стал членом Международного совета архивов. Это – международная неправительственная организация, которая вот уже более 60 лет объединяет архивные учреждения и специалистов-практиков по всему миру, работает на самом высоком уровне в тесном контакте с международными организациями, такими как ООН, ЮНЕСКО и Совет Европы. В Международный совет архивов входят 122 страны.
Евроазиатское региональное отделение (ЕВРАЗИКА) было создано в 2000 году с целью установления поддержки и развития связей между национальными архивными службами государств – участниц СНГ, проведения совместных мероприятий по сохранению и защите архивного наследия региона. Одним из ежегодно проводимых мероприятий ЕВРАЗИКИ является Общая конференция, в рамках которой проводятся научно-практические конференции.
В рамках семинара были рассмотрены вопросы организации документирования и управления документацией, обеспечения сохранности архивных документов в ведомственных архивах учреждений и организаций, создания оптимальных условий режима хранения и безопасности хранилищ архивных документов.
Семинар открыл заместитель начальника управления культуры, архивов и документации области Акимханов Х.Х. Он подчеркнул актуальность проблемы обеспечения сохранности документов на стадии делопроизводства и ведомственного хранения, от которой зависит полнота документальной истории страны.
С докладом «Актуальные проблемы в области обеспечения сохранности архивных документов (по материалам XV Общей конференции Евроазиатского регионального отделения «ЕВРАЗИКА» Международного Совета Архивов и Международной научно-практической конференции)» выступила директор госархива области Макажанова К.Г. Она проинформировала присутствующих о прозвучавших в рамках международной научно-практической конференции докладах, о поднятых общих проблемах обеспечения сохранности документов, вопросах сохранности различных видов носителей, использования современных технологий в обработке и хранении документов, создания страхового фонда копий особо ценных документов.
О требованиях к составлению и оформлению номенклатуры дел учреждения рассказала начальник отдела госархива области Аубакирова А.Ж. Особый акцент в выступлении был сделан на необходимость правильной организации документооборота в учреждениях, показана роль номенклатуры дел в процессе документационного обеспечения деятельности учреждений.
В докладе Кубик Н.А., начальника отдела госархива области, «Научно-техническая обработка документов и порядок передачи их на ведомственное и государственное хранение» была затронута проблема обеспечения сохранности документов на стадии ведомственного хранения, которая в большей части организаций-источников комплектования госархива области на сегодняшний день стоит очень остро. Были даны рекомендации о порядке, сроках проведения научно-технической обработки документов, показаны некоторые наиболее типичные ошибки, допускаемые специалистами на стадии делопроизводства, даны рекомендации, как их избежать.
Стрелецкая Т.Р., специалист госархива области, рассказала об организации хранения документов в ведомственном архиве, о требованиях к устройству хранилища, необходимости соблюдения температурно-влажностного режима, требований пожарной безопасности и др.
Требования к оформлению документов и их реквизитов были рассмотрены в выступлении специалиста госархива области Есимхановой К.О.
Участникам семинара-совещания на видео была показана реставрации документов на бумажных носителях, процесс правильного оформления дела в конце делопроизводственного года, присутствующим было предложено ознакомиться с выставкой изданий и научно-методических работ по вопросам документирования, управления документацией и архивоведения, образцами номенклатур дел, описей, подготовленных Государственным архивом Павлодарской области.
