Порядок работы Павлодарского городского архива по личному составу по приёму и регистрации обращений социально-правового характера
ПОРЯДОК РАБОТЫ
Павлодарского городского архива по личному составу
по приёму и регистрации
обращений социально-правового характера
1. Справочный стол городского архива работает с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00 часов, с перерывом на обед с 13.00 до 14.00 часов.
2. Дежурный архивист ведет прием граждан, дает им консультации по существу их обращений, осуществляет выдачу архивных справок (ответов на запросы), а также отвечает на все телефонные звонки, поступающие во время дежурства в справочный стол.
3. Прием граждан ведется в порядке живой очереди.
4. При приеме заявлений дежурный регистрирует запрос в журнале приема, заполняет карточку оказания услуг.
5. При оформлении запроса обратившийся прилагает копии следующих документов: удостоверения личности или паспорта, трудовой книжки и т.д.
6. По запросам нотариального характера заявитель лично пишет заявление на имя директора архива по установленному образцу.
7. После оформления запроса дежурный выдает заявителю талон с фамилией дежурного, датой приема запроса и телефоном справочного стола, сообщает о сроках исполнения.
8. Подготовленные архивные копии, исполненные по нотариальным документам, в справочный стол не выносятся. Они находятся в кабинете у исполнителя и выдаются в том случае, если обратившийся значится в документах или по доверенности, при предъявлении документа, удостоверяющего личность.
9. При выдаче готовой архивной справки, дежурный записывает в журнале выдачи фамилию заявителя и дату выдачи, дает заявителю расписаться в карточке оказания услуг; заявитель ставит оценку качества оказанной услуги, расписывается и ставит дату получения.
10. При выдаче архивной копии (нотариальные дела) заявитель также расписывается в получении на архивном отпуске.
11. Выдача невостребованных трудовых книжек производится в день поступления запроса при наличии документа, удостоверяющего личность обратившегося.
12. По окончании дежурства все поступившие запросы поступают на резолюцию директора архива.
13. После рассмотрения и визирования директором обращения граждан (с указанием фондов) и запросы, направленные по территориальной принадлежности (непрофильные запросы) регистрируются в журнале. Регистрация обращений в журналах буквенно-цифровая.
14. Затем все сведения об обращении вносятся в «е-акимат».
15. Запросы передаются для исполнения работникам горархива.
16. Результаты исполнения запросов социально-правового характера ежедневно
проверяются по журналам и в тот же день вносятся сведения об их исполнении в базу данных («е-акимат»). От исполнителя в обязательном порядке требуется роспись в журналах об исполнении с указанием даты и результата исполнения (положительно, отрицательно, непрофильный).
17. Запросы, не отвечающие профилю архива, в течение 3-х дней направляются в учреждения по территориальной принадлежности, о чем одновременно сообщается заявителю.
18. Отчет об исполненных запросах социально-правового характера ежемесячно направляется в управление архивов и документации области.
