Руководствуясь Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», постановлением акимата Павлодарской области от 28 декабря 2010 года № 334/19 «О стратегическом плане управления архивов и документации области на 2011-2015 годы» управление архивов и документации Павлодарской области последовательно осуществляло дальнейшее развитие архивного дела и документообразования.
В достижении этих целей проведена следующая организаторская работа:
Постановлением акимата области «О некоторых вопросах государственных архивных учреждений области» из состава госархива области выведены Аксуский и Экибастузские отделы госархива области и образовано ГУ «Государственный архив города Аксу», Экибастузский городской архив по личному составу объединен с Экибастузским отделом госархива области и образовано ГУ «Государственный архив города Экибастуза».
2 декабря 2011 года на расширенном заседании акимата области заслушан отчет начальника управления архивов и документации области Акимханова Х.Х. “О состоянии архивного дела в Павлодарской области”.
Проведено 17 заседаний областной экспертно-проверочной комиссии (ОЭПК), где рассмотрено 327 вопроса. Утверждено и согласовано 293 документации.
Состоялось 7 заседаний методической комиссии управления архивов и документации области.
Проведены 3 расширенных совещания с приглашением руководителей территориальных архивных учреждений области и 34 аппаратных совещания у начальника управления.
Управлением проводился комплекс мер по укреплению материально-технической базы архивных учреждений области. В течение отчетного периода обновлялись оргтехника, приобретены компьютеры в количестве 45 штук. Все специалисты архивных учреждений области обеспечены компьютерной техникой, офисной мебелью. В зданиях госархива области (ул. Ак. Бектурова, 62/1, Лермонтова, 51/1) установлена внутренняя локальная сеть.
Государственный учёт документов Национального архивного фонда Республики Казахстан осуществлялся на основе принципов централизации, унификации, полноты и достоверности. По мере поступления документов на государственное хранение архивными учреждениями области велись основные и вспомогательные учетные документы.
Проводился комплекс работ по установлению фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и восстановлению технического и физико-химического состояния документов: проверено наличие и состояние 111837 ед.хр. на бумажной основе, 288 ед.хр. кинодокументов (черно-белых телесюжетов); реставрация 1896 ед.хр. на бумажной основе, что составило 22272 листов; консервационно-профилактическая обработка страхового фонда 59 ед.хр./ 90 рулонов плёнки, что составило 92690 кадров путём визуального осмотр; подшито 4208 ед.хр. на бумажной основе, 1128 описей, 136 комплектов газет, 495 дел фондов; закартонировано 17072 ед.хр.; восстановлены 716 листов документов на бумажной основе с затухающими текстом; выверена комплектность учётных данных 399 фондов.
Доля отреставрированных документов из общего количества документов, нуждающихся в восстановлении, составила 29 процентов.
С целью выявления документов Национального архивного фонда, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан, просмотрено 7161 ед.хр. на бумажной основе и 5 единиц учета фонодокументов, 4 ед.хр. видео, 35 ед.хр. фотодокументов Выявлено 157 ед.хр. особо ценных документов, описано 157 ед.хр.
Доля документов Национального архивного фонда, находящихся в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное хранение в общем объеме документов НАФ, находящихся на государственном хранении, составила 78,44 процентов (данный целевой индикатор претерпит изменения только при расширении площадей хранилищ архивных учреждений области.
Областной экспертной проверочной комиссией одобрен (протокол от 10 марта 2011 года № 4) и заместителем акима области утвержден Список источников комплектования Национального архивного фонда Республики Казахстан.
Проводилось научное описание управленческой документации, фоно-, видеодокументов, документов личного происхождения, а также по личному составу.
Доля пополняемости архивного фонда новыми документами, из общего объема документов, составила 71 процент.
Изучены и научно описаны: фонозаписи в количестве 7 ед.хр./7 ед.уч. (радиопередачи с воспоминаниями участников Великой Отечественной войны и микрофонные материалы, посвященные 70-летию Павлодарского областного радио); фотодокументы в количестве 140 ед.хр./140 ед.уч. КГКП «Павлодарский областной казахский музыкально-драматический театр им. Ж. Аймаутова», содержащих информацию о творческой деятельности театра и позитивы Павлодарского обкома комсомола за 1926, 1947-1950, 1955-1957, 1991 годы;
Государственным архивом области научно описаны видеофонограммы в количестве 4 ед.уч./ 4 ед.хр., посвященные 65-летию Победы Великой Отечественной войне, видеофильм рассказывает о проведенной патриотической экспедиции по местам боевой славы земляков Павлодарского Прииртышья на Псковскую землю.
Государственным архивом г. Экибастуза описаны цветные негативы фотодокументов на СD –дисках в количестве 4 ед.хр./4 ед.уч., содержащие информацию о праздновании 60-летия Победы в Великой Отечественной войне, об официальном визите Премьер-министра Республики Казахстан К. Масимова на разрез «Богатырь» и 3 ед.хр./3 ед.уч. видеодокументов постоянного хранения (телесюжеты, посвященные 65- летию Великой Победе и видеофильм «Труд не за награду», посвященные 70-летию Темирбаева В.Б., политического и общественного деятеля страны). Всего по области описано 20 ед.хр/20 ед.уч. видеодокументов.
Государственным архивом г. Аксу описаны 25 ед.хр. фотодокументов, свидетельствующие историю строительства социально-значимых объектов Аксуского региона.
Госархивом области проведено научное описание документов личного происхождения Музалевского С. А., журналиста, поэта, художника, краеведа и Журавель П.В., ветерана труда, Камзина Шоры, почетного гражданина г. Павлодара, Кунанбаева Шайхыма, поэта, Камзина Канаша, Героя Советского Союза, Иренова Габита Нажмитденовича, доктора исторических наук, академика Академии социальных наук Республики Казахстан, профессора Междуародной Академии наук, партийного и общественного деятеля.
Аксуским госархивом области описаны документы Мальцева П.А., несовершеннолетнего узника фашистских конлагерей; Джулаева А.Г., участника Великой Отечественной войны, Токпаева Ембергена, участника Великой Отечественной войны. Всего по области описаны 889 ед. хр./ 3265 документов.
На заседании областной экспертно-проверочной комиссии (ОЭПК) утверждены и согласованы описи документов государственных учреждений «Аппарат акима Павлодарской области», «Налоговый комитет Министерства государственных доходов Республики Казахстан по Павлодарской области», «Управление здравоохранения Павлодарской области», «Департамент Комитета по миграции по Павлодарской области», «Департамент сельского хозяйства Павлодарской области», Восточный филиал АО «КазТрансОйл» и др. Всего по области упорядочены 14905 ед.хр. управленческой документации, 724 ед.хр. научно-технической документации и 5438 ед.хр. по личному составу.
Разработаны, усовершенствованы и согласованы с ОЭПК номенклатуры дел (на казахском и русском языках) 133 учреждений, организаций и предприятий, в том числе 16 номенклатур дел - только на казахском языке.
Разработаны и утверждены ОЭПК - 2 примерных номенклатуры дел на казахском и русском языках для центральных районных больниц, государственных учреждений «Аппарат маслихата района» и 2 индивидуальных – для РГКП «Павлодарский областной центр санитарно-эпидемиологической экспертизы и Канцелярия Павлодарского областного суда. При разработке и усовершенствовании номенклатур дел особое внимание уделялось на наличие, то есть на отражение в них электронных баз данных и других информационных систем.
В 2011 году проведено 13 проверок, в том числе в 11 районных больницах и 2 проверки в учреждениях системы Министерства охраны окружающей среды (ГУ «Иртышский департамент экологии Комитета экологического регулирования и контроля Министерства охраны окружающей среды Республики Казахстан» и ГУ «Управление природных ресурсов и регулирования природопользования Павлодарской области»).
Госархивом области продолжалась целевая тематическая разработка управленческих документов фонда первой категории (Ф.646) Павлодарского облисполкома. Каталогизировано 685 ед.хр., по ним составлено 4391 карточек. Проведена каталогизация научно-технической документации второй категории (Ф.1040) Павлодарской областной проектно-изыскательной станции химизации сельского хозяйства, каталогизировано 223 ед.хр., составлено 234 карточек и включены в каталог НТД.
Госархивом г. Аксу каталогизировано 300 ед.хр. управленческой документации и 25 ед.хр./25.ед.уч. фотодокументов. Экибастузским госархим области – 110 ед.хр. управленческой документации фонда 3-й категории (ф.30) Экибастузского гороно. Всего по области каталогизировано 1404 ед.хр. управленческой документации по ним составлено 7874 карточек.
Проводилась работа по электронной регистрации запросов в автоматизированную информационную систему АРМ «Единый учёт обращений лиц, внесено 2430 записей.
В целях осуществления оперативного поиска информации при исполнении запросов граждан, организаций, в работе с исследователями продолжалась работа по созданию автоматизированных тематических указателей (АТУ) в рамках программы Word по темам: «Казахстан независимый. История Павлодарской области с 1991 года», «Решения местных органов государственной власти», «Тематические запросы» и «Персоналии». Всего в автоматизированные указатели внесено 1970 записей по 393 ед.хр.
Использование архивных документов строилось в связи с юбилейными и историческими событиями в соответствии с Календарем-справочником «Памятные даты из истории Павлодарской области. 2011 год».
В целях пополнения фондов ретроспективной архивной информацией и по взаимодействию с государственным архивом области осуществлена служебная командировка г. Петропавловск (в Государственный архив области и департамент по делам обороны) для выявления сведений об участии павлодарцев в составе 314 стрелковой дивизии в годы Великой Отечественной войны.
В течение отчетного года по материалам Центрального архива Министерства обороны России, книг Памяти, изданных в Германии, Австрии, Республики Беларусь, сведениям Национального архива Финляндии выявлены 495 имен павлодарцев, по которым не было сведений в военных источниках, значившихся без вести пропавшими, либо не было известно места их захоронения. С 2009 года в управление поступило 202 письменных и устных обращения по поиску родных, погибших в годы войны, найдены родственники 16 военнопленных, определены места захоронения 198 защитников отечества.
Расширение информационного пространства и удовлетворения пользователей ретроспективной архивной информацией обеспечивалось проведением информационных мероприятий.
Также в течение отчетного периода архивными учреждениями области проведено 36 фотодокументальных выставок:
- фотодокументальная выставка «В степном краю взращенная душа…» в Северо-Казахстанском областном музее изобразительных искусств, посвященная
жизни и творчеству поэта Павла Васильева. Выставку посетили аким Северо-Казахстанской области Билялов С., общественность г. Петропавловска, студенты, учащиеся и др.;
- «Из истории религий Павлодарского Прииртышья» в концертном зале Дома дружбы на Международной научной конференции «Дін және ұлт», посвященной председательству Республики Казахстан в Организации Исламской конференции (ОИК) и 10-летию Центральной мечети им. Машхур-Жусупа.
Выпущены в эфир 20 телепередач. Вышли в эфир 20 радиопередач:
Опубликовано 105 статей в областных газетах «Сарыарқа самалы» и «Звезда Прииртышья», городских и районных газетах, все они приведены в разделе данного сайта «Публикации».
Исполнено по области 868 тематических запросов, в том числе 604 запроса положительно и 25 генеалогических, 160 запроса, поступили по линии Министерства иностранных дел Республики Казахстан. В соотвествии со стандартом государственная услуга «Выдача архивных справок» исполнено 15056 запроса социально-правового характера, в том числе с положительным результатом 11530 запроса.
Доля удовлетворенных запросов пользователей архивной информации составила 84,4 процента; социально-правовых запросов, поступивших от граждан Казахстана, а также ближнего и дальнего зарубежья 95 процентов.
Рост общественного интереса к историко-культурному документальному наследию удовлетворяется посредством проведения 299 информационно-познавательных мероприятий.
