Об архиве
Государственное учреждение «Государственный архив города Экибастуза» создан Постановлением акимата Павлодарской области № 283/18 от 09 декабря 2010 года «О некоторых вопросах государственных архивных учреждений Павлодарской области».
До этого времени в городе Экибастузе функционировали два архивных учреждения: ГУ «Экибастузский городской архив по личному составу» и Экибастузский отдел госархива Павлодарской области. Государственное учреждение «Государственный архив города Экибастуза» объединил два прежних архива в одно целое.
Вышестоящим уполномоченным органом является Управление культуры, архивов и документации Павлодарской области. Финансируется из областного бюджета.
Государственное учреждение «Государственный архив города Экибастуза» работает на основании Положения, утверждённого п.3 Постановления акимата Павлодарской области № 283/18 от 09 декабря 2010 года «О некоторых вопросах государственных архивных учреждений Павлодарской области» и зарегистрированного в Управлении юстиции г. Экибастуза (регистрационный № 1172 - 1945-16 ГУ от 26.01.2011 года).
В соответствии с постановлением акимата Павлодарской области от 2 апреля 2014 года № 94/4 «О некоторых вопросах сферы культуры, архивов и документации Павлодарской области и в справке о государственной перерегистрации юридического лица от 10 апреля 2014 года ГУ «Государственный архив города Экибастуза» переименован в коммунальное государственное учреждение «Государственный архив города Экибастуза» (регистрационный № 1172-1945-16 ГУ от 10 апреля 2014 года).
КГУ «Государственный архив города Экибастуза» является некоммерческой организацией, наделённой правом сбора (приобретения), постоянного хранения и организации использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан.
Целью деятельности государственного учреждения является сбор, централизованное хранение, обеспечение сохранности и государственный учёт документов Национального архивного фонда РК; создание информационно-поисковых систем; формирование НАФ, организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций, предприятий; научная информация и использование документов государственных и негосударственных юридических лиц города Экибастуза и сельской зоны; ведение государственного учёта и предоставление сведений о хранящихся документах в Управление архивов и документации; реставрация документов, исполнение социально-правовых запросов.
На основании имеющихся на хранении документов по запросам физических и юридических лиц госархив осуществляет выдачу архивных справок, подтверждающих трудовой стаж, заработную плату, отчисления в НПФ, факт обучения в учебных заведениях, сведения о приватизации жилья, выдаёт выписки из нормативных актов исполнительных органов и копии запрашиваемых документов.
Подготовка и передача документов на хранение в архив производится за счёт сил и средств юридических лиц, передающих документы в архив. Юридическим основанием передачи документов на хранение в архив является реорганизация, ликвидация или в случае не обеспечения сохранности документов государственными юридическими лицами.
В состав архивных документов, подлежащих хранению в Государственном архиве города Экибастуза входят:
1.Управленческая документация;
2.Документы личного происхождения;
3. Кинодокументы;
4.Фотодокументы;
5.Фонодокументы;
6.Видеодокументы;
7.Документы по личному составу государственных и негосударственных юридических лиц, существовавших и существующих на территории города Экибастуза и сельской зоны
(приказы по личному составу, личные карточки (ф Т-2), личные дела, ведомости, лицевые счета по заработной плате, сведения об отчислениях в пенсионный фонд);
8.Научно-справочный аппарат (описи, каталоги, путеводители, указатели и другие), раскрывающий состав и содержание документов.
9.Документы нотариального происхождения и по приватизации жилья;
Старейшими в архивном фонде Государственного архива города Экибастуза являются документы Баянаульского райисполкома (с 1922 года), треста «Иртышуголь» (с 1931 года), совхоза «Аккольский (с 1940 года), совхоза «Экибастузский» (с 1948 года), комбината «Экибастузшахтострой» (с 1948 года), Майкаинской геолого-разведочной партии – 1948 года, Экибастузской ТЭЦ – 1955 года.
В Государственном архиве города Экибастуза находятся на хранении документы по личному составу крупных градообразующих предприятий и их структурных подразделений: ПО «Экибастузуголь» (ГАО «Экибастузкомир»), комбината «Экибастузшахтострой» (АО«Экибастузшахтақұрылыс»), АО «Экибастузэнергострой», треста «Экибастузжилпромстрой», ПЭО «Экибастузэнерго», предприятий обработки и бытового обслуживания, совхозов «Аккольский», «Экибастузский», «Комсомольский», «Степной», «22 партсъезда», учебных заведений: Экибастузское педучилище, Экибастузский педколледж, СПТУ-14.
На хранении в госархиве находится 95145 ед.хр., из них документов на бумажной основе 93970 ед.хр., кинодокументов-27 ед.уч., фотодокументов-1065 ед.хр., фонодокументов - 20 ед.уч., видеодокументов - 51 ед.уч. Ежегодно учреждением производится прием 2000 ед.хр. управленческой документации и по личному составу. В архиве на хранении находятся документы по личному составу в необработанном состоянии за 1953-2007 годы в количестве 10000 ед.хр.
Здание госархива города Экибастуза находится в арендуемом здании СОШ № 18. Общая площадь учреждения составляет 1200 м2. В штатном расписании учреждения 16,5 единиц. В госархиве находятся 8 архивохранилищ. В трех из них находятся документы Национального архивного фонда, в пяти - документы по личному составу. Архивохранилища оборудованы в соответствии с требованиями правил. Имеется противопожарная сигнализация.
